1. Organizzazione dei dati

Come stabilito nell'articolo 4 del decreto attuativo del 19 marzo 2013, INI-PEC è composto da due sezioni: quella dei Professionisti e quella delle Imprese.
La sezione dei Professionisti, in particolare, viene costruita a partire dagli indirizzi di PEC detenuti dalle migliaia di Ordini e Collegi professionali che svolgono la propria attività sul territorio italiano.
Per ottemperare agli obblighi stabiliti dal decreto attuativo del 19 marzo, ogni Ordine e Collegio operante sul territorio italiano deve quindi comunicare all'INI-PEC gli indirizzi PEC in proprio possesso secondo precise modalità.

Come preparare il file
Ai fini del primo caricamento, ad ogni Ordine o Collegio è richiesto di preparare un file con i dati da comunicare. Il file di caricamento deve rispettare le seguenti caratteristiche:

• Il file ( contenente tutti i dati trasmessi dall' Ordine/Collegio) è di tipo formato testo formato
  (estensione) .csv
• Ogni riga del file è relativa ad una singola posizione e quindi, deve contenere i dati
  riguardanti un singolo indirizzo PEC
• Il carattere punto e virgola (;) deve essere utilizzato come separatore tra i campi
• I separatori vanno riportati anche nel caso di presenza di campi vuoti
• I campi previsti per ogni riga, nell'ordine, sono i seguenti:
  • Indirizzo PEC
  • Nome
  • Cognome
  • Numero Iscrizione (all'Ordine o Collegio)
  • Codice Fiscale
  • Stato 

Ai fini dell'aggiornamento della banca dati lo Stato, relativo a ciascuna posizione, può assumere i seguenti valori (riferimento all'Art.4 comma 5 del Decreto del 19 Marzo 2013 pubblicato nella GU n.83 del 9-4-2013):

1. per l'aggiornamento di posizione già inviata e presente in archivio
2. per l'inserimento di una nuova posizione nell'indice
3. per la cancellazione dell'indice di una posizione non più iscritta all'Ordine o Collegio

Data Iscrizione (per i nuovi professionisti iscritti all'Ordine)
[campo non obbligatorio]

Data Cancellazione (per i professionisti non più iscritti)
[campo non obbligatorio]

Data Estrazione
Data di estrazione dall'archivio dell'Ordine o Collegio

• I valori di ogni campo devono essere racchiusi tra doppi apici ('')
• Le date devono essere fornite nel formato GG-MM-AAAA
• Per ritenersi valido ciascun record deve contenere i seguenti campi obbligatori: Indirizzo
  PEC, Nome, Cognome, Numero Iscrizione, Codice Fiscale, Stato, Data Estrazione

Esempi:
Indirizzo PEC;Nome;Cognome;Numero Iscrizione;Codice Fiscale;Stato;Data Iscrizione;Data Cancellazione;Data Estrazione
"mario.bianchi@pec.prova.it";"Mario";"Bianchi";"124562";"BNCMRA01A01F839L";"1";;;"16-04-2013"
"antonio.verdi@pec.prova.it";"Antonio";"Verdi";"345786";"ANTVRD05B01F745L";"1";"15-04-2013"
"silvia.fabbri@pec.prova.it";"Silvia";"Fabbri";"256566";"SLVFBB04V53F785L";1;;;"16-04-2013"

Come nominare il file

- Il nome del file deve seguire il seguente standard-naming:

aggiornamenti_pec_CodiceIPA_AAAAMMDD.csv

dove CodiceIPA è appunto il Codice IPA dell'Ordine o Collegio e AAAAMMDD è anno mese e
giorno di estrazione/aggiornamento dei dati.

In caso di invii multipli o ripetuti all'interno di una stessa data si suggerisce di allegare un file con nome distinto dai precedenti (ad es. aggiornamenti_pec_CodiceIPA_2_AAAAMMDD.csv).

-Per la corretta formattazione del file .csv occorre far riferimento allo standard FC 4180 -
Common Format and MIME Type for Comma-Separated Values (CSV) Files
http://tools.ietf.org/html/rfc4180

-Il file .csv deve essere codificato in formato UTF-8

2. Invio a INI-PEC

Attraverso le funzioni on line

Per accedere ai servizi on line dedicati ai referenti degli Ordini e Collegi è necessario autenticarsi con CNS.

Tramite i servizi on line dedicati è possibile utilizzare la funzionalità "Aggiornamento multiplo" che consente di aggiornare i domicili digitali relativi ai propri iscritti attraverso l'upload del file CSV redatto conformemente al formato e alla struttura del tracciato dati previsti nella sezione “Organizzazione dei dati”.

Attraverso i servizi on line dedicati è disponibile anche la funzionalità di “Aggiornamento singolo” che consente di aggiornare il domicilio digitale relativo ad un solo iscritto e che non necessita dell'upload del file CSV.

Inoltre, tramite la funzionalità “Aggiornamento solo data”, è possibile confermare alla data dell’operazione i dati presenti nell’INI-PEC relativi ai domicili digitali dei propri iscritti.

Invio via PEC: indirizzo a cui mandare la PEC

In caso di temporanea indisponibilità del dispositivo CNS, ciascun Ordine o Collegio potrà comunicare via PEC gli aggiornamenti relativi ai propri iscritti tramite trasmissione di un documento informatico o confermare i dati già presenti nell’INI-PEC.   

Per la trasmissione degli aggiornamenti è indispensabile attenersi alle seguenti istruzioni:

• gli aggiornamenti devono essere inviati all'indirizzo PEC aggiornamenti.automatici@cert.inipec.gov.it tramite la PEC dell'Ordine o del Collegio indicata su www.indicepa.gov.it o comunicata all’indirizzo supporto@cert.inipec.gov.it. I messaggi inviati a e/o da differenti indirizzi non saranno presi in considerazione;

• l'oggetto della PEC deve riportare i seguenti caratteri: INI_PEC_<ID_ORDINE>_<OPERAZIONE> dove codice ID_ORDINE è quello fornito dal servizio di assistenza INI-PEC e per codice OPERAZIONE, si intende la tipologia di operazione da eseguire e potrà assumere i seguenti valori: CARICAMENTO o CONFERMA. Nel caso di operazione di CONFERMA non va allegato alcun documento informatico;
• Il nome del documento informatico allegato per le operazioni di CARICAMENTO deve seguire il seguente standard-naming: aggiornamenti_pec_CodiceIPA_AAAAMMDD.csv, dove CodiceIPA è il codice dell'ordine o collegio attribuito da AGID e AAAAMMDD è la data di riferimento dell'aggiornamento (anno, mese e giorno);
• il documento informatico contenente gli aggiornamenti relativi ai domicili digitali degli iscritti deve essere conforme al formato e alla struttura del tracciato dati previsti nella sezione “Organizzazione dei dati”. 

Saranno prese in considerazione ed elaborate esclusivamente le comunicazioni che rispettano tutte le caratteristiche sopra illustrate.

3. Esito operazione

Al termine dell'elaborazione dei dati inviati a INI-PEC tramite “Aggiornamento multiplo”, “Aggiornamento singolo” o CARICAMENTO, verrà inviata apposita comunicazione PEC contenente l’esito dell’elaborazione all'indirizzo PEC dell'Ordine o Collegio indicato su www.indicepa.gov.it o comunicato all’indirizzo supporto@cert.inipec.gov.it.

Nell’eventualità in cui tra i dati trasmessi a INI-PEC vi siano degli scarti, alla comunicazione di esito dell’elaborazione sarà allegato un file contenente le posizioni scartate e il relativo errore.

La comunicazione di esito dell’elaborazione costituisce un messaggio distinto dalla ricevuta di consegna della PEC e rappresenta la comprova dell’elaborazione dei dati trasmessi a INI-PEC. 

Non è prevista alcuna comunicazione di esito dell’elaborazione nei casi di utilizzo delle funzionalità di “Aggiornamento solo data” e di “CONFERMA”.

In caso di mancata ricezione dell’esito dell’operazione di aggiornamento, è possibile consultare on line l'esito degli ultimi caricamenti l’attraverso l’accesso ai servizi dedicati oppure, in caso di temporanea indisponibilità del dispositivo CNS, richiedendolo al Supporto INIPEC, selezionando la voce “Contattaci" per prenotare un appuntamento telefonico o inviare una richiesta scritta.